Support: +45 2210 2043 Hovednummer: +45 2210 2040

Cherwell er en vigtig hjørnesten i IT-afdelingen hos Horsens Kommune


Marina Kjelsø Kirkegaard | 27-08-2021


Om Horsens Kommune

En af Danmarks større kommuner, Horsens Kommune, varetager til daglig IT-service for 6500 ansatte og 9000 elever med Cherwell Service Management som deres nuværende platform.

 

Horsens Kommune har 15 års erfaring med IT Service Management (ITSM) og de har bl.a. tidligere benyttet to forskellige ITSM-løsninger til at understøtte servicehenvendelser i kommunen. I samarbejde med et konsulenthus, valgte Horsens Kommune i 2018 at undersøge markedet for ITSM-systemer, fordi deres daværende system ikke dækkede kommunens nye behov. 

 

Ønsket var at finde en ITSM-løsning, som var mere nutidig, åben og fleksibel med næsten ubegrænsede udviklingsmuligheder. Samtidig var det vigtigt for Horsens Kommune at finde et system, der kunne håndtere flere afdelinger. Derfor faldt valget på Cherwell, som i dag anses for at være en vigtig hjørnesten i afdelingen og servicearbejdet. I dag er Cherwell en nødvendighed for kommunen, og ambitionen er, at Cherwell fremadrettet skal understøtte flere processer i kommunen.

 

Cherwell er håndterligt. Vi har set andre ITSM-produkter der kræver specielle kompetencer, som vi ikke har til rådighed i afdelingen.” 

Kristina Veith sidder til daglig som IT-supporter hos Horsens Kommune, og Kristina har fra begyndelsen været en del af implementeringsprocessen. For Kristina har det været væsentligt at vælge et godt produkt til en god pris, hvor hun understreger fordelen med Cherwells samtidige brugerlicenser: ”Du skal ikke bruge en licens pr. person, men det er muligt at dele. Det gør det mere fleksibelt. Vi har en del brugere i IT- og Digitalisering, som ikke bruger systemet hver dag, så det er oplagt at de ikke skal have en fuld licens.”

 

 

Cherwell er valgt bl.a. fordi løsningen understøtter flere afdelinger 

Beslutningen om at vælge Cherwell var baseret på flere ting. Systemet skulle være i stand til at skabe bedre sammenhæng i koncernen ved at flere afdelinger bruger det samme system: ”Vi har blandt andet valgt Cherwell, da det understøtter flere afdelinger og skaber stor frihed for den enkelte afdeling. Målet er at få det implementeret i store dele af kommunen.” 

 

Samtidig var det vigtigt at systemet skulle være let at håndtere og konfigurere, uden behov for ekstern konsulenthjælp til ændringer og rettelser: ”Cherwell er håndterligt. Vi har set andre ITSM-produkter der kræver specielle kompetencer, som vi ikke har til rådighed i afdelingen.” 

 

Horsens Kommune bruger Cherwell til bl.a. Løn og personaleservice, Jobcentrets IT og til den centrale IT- og Digitaliseringsafdeling. Både IT og Digitalisering og Jobcentrets IT bruger Cherwell til at skabe mere overblik og struktur ved at arrangere og kategorisere de indkomne sager. Det effektiviserer også de interne processer på tværs af afdelingerne, fordi medarbejderne nemt kan overlevere en sag fra Jobcentrets IT til den centrale IT-afdeling. Selvom Jobcentrets IT kun lige er begyndt at bruge Cherwell, så er de meget tilfredse med systemet: ”Jobcentret er også blevet afhængige af Cherwell, fordi de kan se fordelene ved et professionelt sagssystem.”

 

Cherwell bruges bl.a. til tidsbestilling i Service Desken

Da Covid-19 ramte Danmark var Horsens Kommune nødt til at nytænke deres interne proces i Service Desken. Det var nødvendigt at implementere en tidsbestilling for at strømline besøgene i Service Desken, blandt andet for at forebygge smitten. Med Cherwell har Horsens Kommune sikret bedre struktur i Service Desken, hvilket Kristina uddyber således: ”Det er muligt at få struktureret besøg og få de rigtige kompetencer på den aktuelle opgave, i stedet for at brugeren går forgæves”.

 

 

En brugervenlig serviceportal 

Med Cherwell har Horsens Kommune også implementeret en ny brugervenlig Serviceportal, som er blevet taget godt imod fra medarbejderne. Hver måned stiger benyttelsen af portalen, og det har fra begyndelsen været vigtigt at skabe en brugervenlig portal, hvor medarbejdere kan få svar på deres forespørgsler med det samme, hvis muligt. 

 

Kristina uddyber: ”Skal de have oprettet en ny IT-bruger, så skal de trykke sig ind et specifikt sted. På serviceportalen vil der f.eks. stå: Nye IT-brugere skal oprettes her, og husk bl.a. at gøre følgende. Målet med serviceportalen har været vejen til selvhjælp.”

 

Horsens Kommune har fra begyndelsen haft et ønske om at involvere medarbejderne, så de bl.a. selv har kunne lukke deres sager: ”Hvis sagen er løst, eller de har fundet en anden løsning, så kan de selv gå ind og lukke sagen. Vi prøver at lægge så mange funktioner ud til slutbrugerne som muligt. Vi kan mærke, at det er med til at frigøre en masse tid hos vores medarbejdere i IT.” For Horsens Kommune har Serviceportalen frigivet en masse tid og gjort at medarbejderne i IT- og Digitalisering har mere tid og flere ressourcer til de tidskrævende arbejdsopgaver. 

 

”Jeg kan på det varmeste anbefale Cherwell” 

I begyndelsen af implementeringsfasen, fortæller Kristina at der var udfordringer med samarbejdet med Clever Choice, da svartiderne fra Clever Choice tog længere tid end aftalt. Heldigvis fik vi i samarbejde skabt en fælles forståelse for, hvor vigtig gode svartider er, som nu er resulteret i et vellykket samarbejde:” Vi afholdte et møde, hvor vi fik forventningsafstemt, og det endte med at Clever Choice satte ekstra ressourcer ind. Det har vi i den grad kunne mærke.”

 

I forbindelse med Horsens Kommunes implementering af tidsbestillingen, har Kristina brugt Clever Choice supportafdeling til at få tips til udviklingsområder: ”Det at man kan ringe til supporten, og sige at jeg har det her problem, og de så kan sige har du prøvet det og det? Det er guld værd. Det bringer en hurtigt videre i udviklingsarbejdet.”

 

Til slut har Kristina kun at sige: ”Jeg kan på det varmeste anbefale Cherwell til andre. Vi er meget tilfredse med produktet.”

 

Horsens Kommune logo

 


Teddy Schou Er du nysgerrig efter at prøve Cherwell? 

    Så kan du få adgang til en personlig og gratis demo af Cherwell Service Management hos os. 

Tryk videre til kontakt Clever Choice

 

 

/Files/Images/CC_Ny_Feb17_logo_hvid_korrigeret.png

© 2021 Clever Choice

Følg os her

Cookie- og Privatlivspolitik

 

 

Adresse: 
Industrivej 44 C,2
4000 Roskilde

Bank: Nykredit
CVR: 36055944

 

 

 

SKI-rammeleverandør logo

Børsen Gazelle pris 2020  

Børsen har udnævnt Clever Choice som Gazelle virksomhed